Archiviare le mail. Non una scelta ma un obbligo di legge
I messaggi di posta elettronica a contenuto e rilevanza giuridica e commerciale devono essere conservati per dieci anni.Si tratta infatti di documenti informatici che, in quanto corrispondenza, devono essere conservati ordinatamente per ciascun affare, secondo le prescrizioni dettate dall’articolo 2214 del Codice Civile, che stabilisce un periodo di conservazione di dieci anni.
Conservazione fiscale delle comunicazioni commerciali elettroniche
Le imprese sono tenute a mantenere e organizzare adeguatamente anche le comunicazioni commerciali elettroniche per fini fiscali, conformemente all’articolo 22 del Dpr 600/1973. Questo comporta la necessità di conservare diligentemente le e-mail aventi contenuto commerciale.
La giurisprudenza e il valore probatorio delle comunicazioni elettroniche
Negli ultimi decenni, la nozione di corrispondenza si è estesa anche ai messaggi di posta elettronica, ai quali la giurisprudenza, sia di merito che di legittimità, ha riconosciuto un valore probatorio sempre maggiore. Di conseguenza, si rende necessaria una gestione razionale e ordinata del patrimonio informativo, commerciale e giuridico contenuto nelle e-mail.
Requisiti di conservazione sostitutiva e sicurezza
Le mail costituiscono documenti informatici che soddisfano i requisiti di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità necessari per attribuire valore probatorio alla posta. Pertanto, l’archivio delle e-mail ricevute e/o trasmesse a carattere commerciale o giuridico deve essere conservato in modalità sostitutiva, anche avvalendosi di sistemi quali il cloud computing con le opportune misure di tutela e riservatezza. Questo perché si tratta di corrispondenza di interesse aziendale soggetta all’obbligo di mantenimento nel tempo anche e soprattutto a fini probatori.
Riconoscimento delle mail come documenti informatici muniti di firma elettronica
La giurisprudenza ha già riconosciuto valore di prova scritta alle e-mail, in quanto documenti informatici muniti di firma elettronica. L’emissione di un decreto ingiuntivo è stata consentita grazie a questo riconoscimento, avvenuto anche grazie all’immissione di un userid e di una password al momento dell’autenticazione e di accesso al sistema.
Conservazione ordinata e obbligatoria per imprenditori commerciali
Gli imprenditori che esercitano un’attività commerciale devono conservare ordinatamente per ciascun affare e per un periodo di dieci anni gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite. Questa conservazione si applica anche alle e-mail aventi contenuto commerciale, che devono essere sempre leggibili e conformi alle regolamentazioni vigenti.
Ne parleremo all’incontro formativo con Microsoft & Barracuda giovedì 3 agosto dalle 15:30 presso la nostra sede Gendata di Forlì in Via G. Spadolini, 31.